Actualité minceur : Améliorer la communication interne avec un intranet au miel

Actualité minceur : Améliorer la communication interne avec un intranet au miel

novembre 17, 2019 Non Par Camille Leroy


Pour de nombreuses entreprises et organisations, l'intranet est pratiquement synonyme de communication interne. Tout, des stratégies commerciales aux actualités et aux événements en passant par les changements de quarts de travail, est communiqué via l'intranet. La capacité de gérer toutes les communications en utilisant une seule plate-forme est vraiment fantastique. Mais cela ne fonctionne que tant que vos employés préfèrent l'intranet à d'autres outils et canaux. Si ce n'est pas le cas, cela peut même constituer un obstacle aux communications internes.

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Les intranets périmés et négligés dont dépendent la direction et que les employés méprisent sont malheureusement très courants aujourd'hui. De ce fait, les informations critiques ne sont pas toujours communiquées rapidement dans l’ensemble de l’entreprise et ne le sont parfois pas. Un intranet délinquant a également un impact négatif sur l'engagement des employés, rendant l'organisation moins productive et plus difficile à gérer.

L'impopularité d'un intranet peut s'expliquer par de nombreuses raisons. Par exemple, il peut ne pas être compatible avec les appareils mobiles. Ou peut-être est-il devenu un énorme réseau de données enchevêtré, ce qui rend difficile l'extraction d'informations pertinentes. Il est également possible que les outils et fonctions recommandés par les employés ne soient tout simplement pas disponibles, ce qui peut facilement arriver si l'intranet n'est pas mis à jour pendant une longue période, de sorte que le service informatique est lié à l'intégration d'outils modernes. En outre, si la page d'accueil n'aborde pas ce que les employés considèrent comme les besoins et les préférences internes les plus importants, cela aura un impact négatif sur la vue Intranet dans son ensemble.

Dans ce billet de blog, nous vous donnerons quelques conseils de base sur la manière de concevoir votre intranet de sorte qu'il devienne un véritable piège à miel, fournissant un puissant coup de pouce aux communications internes.

Rendre les employés accros à l'intranet

Vous constaterez peut-être qu’aucun de ces problèmes ne s’applique à votre intranet. Il est hypermoderne, optimisé pour les appareils mobiles et, à vos yeux, facile à naviguer. Toutefois, si l'utilisation de l'intranet est faible et que votre organisation est considérée comme mal informée, divisée et dissociée, votre stratégie de communication et votre intranet ne fonctionnent probablement pas très bien. Dans ce cas, vous avez probablement besoin d'une refonte radicale de l'intranet et de la stratégie de communication.

La meilleure façon de le faire dépendra beaucoup de votre secteur d'activité, de la taille de votre entreprise, du fait que vous exécutiez une opération mondiale ou que vous veniez de fusionner, etc. C'est un problème complexe que nous allons enregistrer dans un prochain article de blog.

Bien entendu, la structure et les fonctions de votre intranet doivent également être adaptées aux besoins uniques de votre organisation et de ses opérations. Mais plusieurs facteurs de succès sont généralement applicables. Chaque responsable de la communication doit toujours s'efforcer de rendre ses employés accros à l'intranet. Si vous y parvenez, la direction peut être sûre que l'intranet accomplit sa tâche vitale en tenant l'ensemble de l'organisation à jour en permanence avec les dernières informations importantes.

Nettoyer, perdre du poids, imposer un régime strict

Un intranet a l'habitude ennuyeuse de ballonnements. Les nouveaux documents, les articles de blog, les sous-pages et les pages de renvoi, les images, les vidéos et les autres médias sont ajoutés tout le temps. S'il n'est pas tenu en laisse courte, il peut facilement se transformer en une masse énorme et impénétrable d'informations anciennes, redondantes, dupliquées et, dans de nombreux cas, inexactes, mélangées à des informations nouvelles et critiques. Plus la masse est importante, plus les employés risquent de perdre des informations importantes et de commencer délibérément à éviter l'intranet. Et si la même information est disponible dans plusieurs versions différentes, l'intranet perdra complètement sa fiabilité.

Pour éviter cette accumulation contre-productive d'informations, des routines lean strictes doivent être établies pour tous les aspects de la gestion de l'information, de la publication de nouvelles informations aux processus de suppression et d'archivage. Par exemple, il doit exister un propriétaire d'informations dédié pour chaque domaine d'activité, une personne responsable du nettoyage et de l'archivage des informations régulièrement. Les éditeurs intranet ont rarement les connaissances nécessaires pour valider l'exactitude de toutes les informations canalisées via leurs intranets. Les publications, les documents et les pages de blog avec une espérance de vie limitée doivent toujours avoir une date de publication. Les doublons peuvent être éliminés ou réduits à l'aide de routines de publication et de catalogue unifiées. Un système de gestion de documents intégré simplifiera également le travail de maintenance, de rangement et de navigation de l'intranet.

Mais en introduisant une nouvelle structure brillante et les meilleures routines, la tâche la plus complexe reste à accomplir. À présent, le facteur de succès le plus important consiste à faire en sorte que tous les annonceurs (généralement l’ensemble de l’organisation) fassent de même. Par conséquent, pour que l'intranet reste adéquat et restreint, des campagnes régulières d'éducation et d'information sont essentielles pour toute organisation.

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Rendre l'intranet accessible à tous. Tout le temps

Aujourd'hui, lorsque pratiquement tout le monde dort avec son téléphone portable à proximité, l'adaptation à l'intranet mobile est absolument essentielle pour optimiser les communications internes. Même si vos employés passent le plus clair de leur temps devant un ordinateur, leur téléphone portable joue un rôle nettement plus important dans leur vie. Dans de nombreux lieux de travail, les employés peuvent même ne pas avoir d'ordinateur. Le téléphone mobile ou la tablette est peut-être le seul appareil de communication numérique disponible. Penser aux appareils mobiles du point de vue de l'utilisateur est donc essentiel pour créer un intranet populaire.

La disponibilité est également une question d'accessibilité. Donner l'accessibilité à tout pour tout le monde est rarement une option. Une certaine quantité d'informations confidentielles est toujours réservée à quelques-uns. Les réglementations relatives à la protection des données et au respect de l'intégrité doivent également être prises en compte. Cependant, vous devez toujours essayer de mettre autant d'informations que possible à la disposition du plus grand nombre. La transparence et l'ouverture ouvrent souvent la voie à un engagement accru des employés, en facilitant l'unification de l'organisation et l'orientation vers des objectifs stratégiques.

Prenez donc le temps de réviser et de mettre à jour régulièrement vos listes d'accessibilité des informations. C'est vraiment une recette réussie pour attirer et fidéliser les utilisateurs. Une autre façon d'améliorer la disponibilité consiste à structurer les rôles de recherche et les guides pour faire correspondre les rôles, processus et responsabilités des tâches. Cela facilitera beaucoup la recherche d'informations pertinentes.

Navigation pour une communication efficace

Il est parfois difficile de naviguer dans de nombreux intranets, en particulier les plus anciens. La page d'accueil, par exemple, peut ne pas être synchronisée avec le développement commercial et se concentrer sur les besoins et préférences obsolètes des utilisateurs. C’est là que nous devrions trouver les outils de travail les plus prioritaires, toutes les dernières nouvelles et entrées dans les domaines d’intervention actuels. En outre, la mise en page doit être attrayante, aérée et facile à naviguer. Les événements et activités de calendrier récurrents peuvent, par exemple, être déplacés vers une page de destination distincte au lieu de gâcher la page d'accueil, laissant ainsi la place aux messages les plus importants. Le contenu de l’intranet et la structure de ses menus doivent être examinés et mis à jour régulièrement, conformément aux processus opérationnels et de communication en cours et aux besoins des utilisateurs.

La révision des fonctions de recherche est également extrêmement importante si nous voulons accroître la popularité de l'intranet. Lorsque les listes de résultats de recherche deviennent trop longues et comportent de nombreux résultats similaires ou non pertinents, les utilisateurs commencent à rechercher d'autres options de recherche. Outre le rognage des paramètres de la fonction de recherche, par exemple, avec des suggestions de saisie semi-automatique pour les expressions de recherche, vous devrez structurer tout ce qui est publié selon les techniques de référencement modernes, de la même manière que sur votre site Web externe. Concrètement, cela signifie que les mots et expressions de recherche doivent être incorporés dans les titres, les extraits et les paragraphes principaux, que les méta-descriptions sont optimisées et que tout est marqué et catégorisé, etc.

Ajouter de la couleur et de la vie

Un intranet rempli de texte bureaucratique, peu d'images et aucune vidéo ne sera mis au cimetière numérique en un rien de temps. Si vous souhaitez que les messages se propagent rapidement, que votre productivité soit optimisée et que votre personnel ait toujours soif de nouvelles informations, vous devez ajouter de la vie et de la couleur à votre intranet. Vous devez améliorer de nombreuses images et vidéos en reflétant les valeurs, les caractéristiques et les sous-cultures uniques de votre organisation, visuellement et verbalement. Mais gardez toujours le ton détendu pour que vos employés se sentent à la fois en ligne et sur leur lieu de travail physique.

Réfléchissez à la manière dont vos différents messages sont présentés pour obtenir les meilleurs résultats. Il est beaucoup plus inspirant de se familiariser avec la nouvelle stratégie commerciale du management via une vidéo que de lire dans un bulletin d'information. Une vidéo est beaucoup plus personnelle et a beaucoup plus de chances de susciter l'engagement des employés qu'un communiqué de presse.

Suivez notre blog si vous souhaitez en savoir plus sur la manière d’améliorer la communication interne avec un intranet moderne.

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